ITC: Турагент. Краткое руководство
Данное руководство поможет освоить базовые функции программы:
- ввод информации о туре в программу,
- оформление оплаты клиента,
- печать документов для клиента,
- оформление оплаты туроператору.
Ввод информации о туре в программу
Представим, что к нам пришел клиент Сергеев Олег и хочет поехать в Египет на неделю со своей женой Сергеевой Еленой за $2000 в начале июля. Мы находим ему подходящий тур у туроператора Teztour:
- Хургада,
- с 01.07 по 08.07, 7 ночей,
- перелет "Москва - Хургада - Москва" авиакомпанией Атлант Союз,
- отель Hilton Resort 5*,
- номер Standard Double,
- питание UAI,
- групповой трансфер "аэропорт - отель - аэропорт",
- медицинская страховка,
- стоимость тура $1967 (по SPO № 313),
- топливный сбор $40 x 2.
Давайте занесем все эти данные о туре в программу. Если у вас программа еще не установлена, воспользуйтесь подробной инструкцией по ее установке. Запускаем программу в демо-версии.
Окно программы состоит из следующих элементов. Сверху расположено главное меню. С его помощью можно открыть все справочники, документы и отчеты, имеющиеся в программе. В середине экрана расположен список текущих заказов. Каждому заказу (туру) в программе соответствует специальный документ "Заявка".
В демо-версии уже содержатся примеры заполненных заявок. Добавим в этот список наш тур. Для этого нажимаем кнопку "Добавить" над списком заявок. Откроется форма новой заявки.
Сначала добавим Сергеева Олега в базу наших клиентов. Нажимаем кнопку "Добавить", находящующся справа от поля "Клиент". Откроется форма для добавления нового клиента. Заполняем поля ФИО, телефон, дата рождения, e-mail и нажимаем кнопку "ОК".
Таким образом, мы одновременно добавили нового клиента в справочник "Клиенты" и заполнили поле "Клиент" в заявке. В
следующий раз, когда Сергеев Олег снова закажет у нас тур, можно будет не заполнять все его данные еще раз, а просто
выбрать его в справочнике "Клиенты" с помощью кнопки 
.
(Подробнее о работе с клиентской базой можно узнать в разделе Клиенты.)
Далее вводим даты тура и выбираем страну "Египет". Для ввода даты можно воспользоваться календарем, октрывающимся при
нажатии на кнопку 
, или непосредственно ввести день, месяц и год в поле ввода.
Чтобы выбрать страну, нажимаем кнопку выбора из справочника в поле "Страна". Откроется
справочник "Страны". Выделяем в списке страну "Египет" и нажимаем кнопку "Выбрать".
Теперь введем данные туристов. Нажимаем кнопку "Добавить", расположенную над списком туристов.
Откроется карточка туриста. Заполняем ее данными первого туриста (Sergeev Oleg) и нажимаем "ОК". Еще раз нажимаем кнопку "Добавить" для внесения второго туриста (Sergeeva Elena).
Итак, на данном этапе у нас есть заявка с данными клиента и всех туристов, датами и страной тура. Осталось внести информацию, собственно, о самом туре, или об услугах, составляющих тур.
В нижней части нашей заявки находятся два списка. В левом перечислены основные услуги, которые могут входить в тур. В правом эти услуги объединены в группы.
Можно выбрать заказываемые услуги в первом списке (в нашем примере это будут авиаперелет, отель, трансфер и страховка) или выбрать тот же самый набор услуг во втором списке (он называется "Все услуги" и в новых заявках выбран по умолчанию). Нажимаем кнопку "Добавить услуги", и появится форма тура, которую нам предстоит заполнить.
После заполнения всех полей, форма тура будет иметь следующий вид.
Программа поддерживает как простые пакетные туры, так и туры, которые содержат несколько авиаперелетов и различные отели. Кроме того, она поддерживает всевозможные индивидуальные и комбинированные туры, состоящие из разнообразных услуг, заказываемых у разных туроператоров. Подробная информация об этих возможностях находится в разделе Услуги.
Оформление оплаты клиента
Итак, заявка заполнена, настало время принять предоплату от клиента. В верхней части формы заявки отображаются две суммы: сколько клиент нам уже оплатил за данный тур ("Оплачено") и сколько клиент нам еще должен доплатить ("К оплате").
Нажимаем расположенную ниже этих сумм кнопку "Оплаты клиента". Откроется форма оплат. На этой форме находится таблица, показывающая все принятые оплаты (пустая в данный момент), текущее состояние взаиморасчетов с клиентом (суммы "Стоимость", "Оплачено" и "К оплате") и набор полей, позволяющий рассчитать сумму оплаты.
Нам надо взять с клиента предоплату $1000 в рублях по курсу туроператора 32,1. Нажимаем нижнюю радио-кнопку, вводим сумму 1000 в поле "Эквивалент", сумму 32,1 в поле "Курс" и в поле "Сумма" показывается, сколько рублей нужно взять с клиента в качестве предоплаты. Подробнее о пересчетах сумм из рублей в доллары и из долларов в рубли можно узнать в разделе Оплаты клиента.
Далее нажимаем кнопку "Оформить". Откроется заполненная форма документа "Приходный кассовый ордер" (ПКО), предназначенного для регистрации поступлений денег в кассу турагентства. Можно сразу распечатать приходный кассовый ордер, нажав кнопку "Печать", или только зарегистрировать оплату, нажав кнопку "ОК".
После проведения документа "ПКО" в заявке пересчитается сумма подлежащая к оплате клиентом.
Печать документов для клиента
Вся печать в программе осуществляется с помощью программ Microsoft Excel и Microsoft Word из пакета Microsoft Office. Можно также пользоваться их бесплатными аналогами Calc и Writer из пакета OpenOffice. Для подключения OpenOffice к программе требуется произвести специальную настройку (см. раздел Системные настройки).
При печати используется шаблон, определяющий вид конечный вид печатной формы. Все шаблоны представляют собой файлы формата Microsoft Excel (.xls) или Microsoft Word (.rtf) и могут быть изменены пользователем в соответствующем редакторе. Настройке шаблонов посвящен специальный раздел Изменение шаблонов договоров и отчетов.
Из заявки можно распечатать (кнопка "Печать" в левом нижнем углу) следующие документы:
- Договор на обслуживание,
- Договор на формирование тура,
- Приложение к Договору на обслуживание (Заявка),
- Заявка на бронирование.
Оформление оплаты туроператору
Оформление оплаты туроператору происходит аналогично приему оплаты от клиента. Чтобы открыть форму оплат туроператору, нажмите кнопку "Оплаты туроператору", расположенную в нижней части формы заявки.
Форма оплат туроператору выглядит также, как и форма оплат клиенту.
Оплатим туроператору $800 (по курсу 32,1) в качестве предоплаты за тур. Активируем поле "Эквивалент" с помощью радио-кнопки и вносим туда сумму 800. В поле "Курс" вводим значение 32,1. В поле "Сумма" появится сумма в рублях, которую необходимо внести в кассу туроператора. Нажимаем кнопку "Оплатить". Откроется окно документа "Расходный кассовый ордер" (РКО), регистрирующий вынос денег из кассы. Далее необходимо заполнить поле "Кому" фамилией человека, получающего деньги, и нажать кнопку "Печать" для распечатывания РКО.
В заявке изменится информация о задолженности перед туроператором.
